Vacature: Event Manager – World Design Embassies

Over DDF

Wij zijn optimisten! Wij geloven in het probleemoplossend vermogen van ontwerpers en bieden hen kansen, ondersteuning, publiciteit en een platform. Door te laten zien hoe ontwerpers wereldwijd vormgeven aan een positieve toekomst versterken we hun positie en betekenis tot ver buiten Nederland. Dat doen wij door de het organiseren van Dutch Design Week, World Design Embassies, Dutch Design Awards en What if Lab. Onze organisatie, Dutch Design Foundation (DDF), is een stichting zonder winstoogmerk met een tweehoofdige directie en een Raad van Toezicht.

Event Manager – World Design Embassies

Dutch Design Foundation (DDF) is op zoek naar een freelance Event Manager – World Design Embassies. Startdatum: 15 augustus t/m 15 november. Het gaat om een overeenkomst van opdracht voor ±150 uur.

Werken bij DDF

DDF heeft een platte organisatiestructuur waarbij transparantie over processen en resultaten voorop staat. Ons personeelsbestand bestaat uit een kern van mensen in vaste dienst met daaromheen een flexibele schil. In de aanloop naar het jaarlijkse evenement Dutch Design Week breidt het team van DDF zich tijdelijk uit van circa 25 personen tot circa 60 personen. Onderling bestaat er een warme en informele sfeer waarbij we als team kritisch naar elkaar kijken en door middel van opbouwende feedback continu reflecteren op de processen binnen onze organisatie.

World Design Embassies: ontwerpkracht bij maatschappelijke vraagstukken

De Event Manager zal binnen DDF specifiek werkzaam zijn voor World Design Embassies (WDE) en de daaruit voortkomende activiteiten en evenementen, gerelateerd aan Dutch Design Week 2023. Denk hierbij aan conferenties, lezingen en bijeenkomsten van WDE zelf, en van partners. Binnen WDE ligt de focus op de inzet van ontwerpkracht voor maatschappelijke vraagstukken rondom thema’s als mobiliteit, veiligheid, duurzaamheid, gezondheid, voedsel, circulaire economie en inclusiviteit. Vanuit een jaarronde programmering met als jaarlijks hoogtepunt de presentaties op Dutch Design Week (DDW), werken ontwerpers samen met partners uit bedrijfsleven, overheden en maatschappelijke organisaties aan nieuwe perspectieven en oplossingsrichtingen voor dit soort vraagstukken. Door het jaar heen en tijdens DDW organiseren we, in samenwerking met de partners, verschillende bijeenkomsten, workshops, conferenties en exposities om de uitkomsten van deze ontwerptrajecten te delen en presenteren. De focus van de Event Manager ligt op de programmering rondom DDW 2023.

Functieomschrijving

Je bent een ervaren Event Manager die in staat is de wensen en ideeën van collega’s en de betrokken partners te vertalen naar sterke evenementen, zowel klein als grootschalig. Jij bent het eerste aanspreekpunt rondom de events van World Design Embassies. Je voelt je thuis in de dynamische wereld van events; je werkt zelfstandig en secuur, kunt snel schakelen en bewaart altijd het overzicht. Vanuit jouw positieve en daadkrachtige mindset, zorg je voor een optimale samenwerking met alle stakeholders; zowel intern als extern. Dit doe je voorafgaand aan de events en tijdens, op locatie. Je werkt nauw samen met je collega’s van het marketingcommunicatie team, het programmateam en met externe partijen. Waar mogelijk word je in jouw taken ondersteund door de programma-assistent.

Je bent onderdeel van het marketingcommunicatie team en rapporteert aan de Manager Marketing Communications & PR – Design Works.

Taken en verantwoordelijkheden

• Je onderhoudt het contact met partners, genodigden, sprekers en andere betrokkenen;
• Je adviseert het team en de partners over de mogelijkheden voor zaalhuur in Eindhoven. Je bezoekt hiervoor de locaties en brengt mogelijkheden in kaart. Je checkt of de gemaakte plannen technisch uitvoerbaar zijn op de aangewezen locatie(s) en stuurt hierop bij indien nodig.
• Jij bent de schakel tussen het WDE-team en de locatie(s). Je voert onderhandelingen over kosten en invulling van specifieke diensten (denk aan locatiehuur, horeca etc.) en zorgt ervoor dat alle techniek & cateringwensen tijdig goed worden afgestemd;
• Je coördineert de aanmeldprocessen (gastenlijsten en registratie), ticketing en communicatie stromen voor, tijdens en na het event. Je zorgt ervoor dat alle betrokken teams tijdig over de juiste informatie en planning voor een soepel proces (opmaken en versturen van tickets, save the dates en invites). Op locatie check je de techniek, catering, signing en zorg je ervoor dat de vrijwilligers met de ticketscanners worden gebriefd;
• Je maakt in samenspraak met het programmateam de draaiboeken en powerpoint/keynote presentatie en zorgt ervoor dat alle sprekers tijdig worden gebriefd;
• Je evalueert met betrokkenen na het event en noteert eventuele verbeteringen voor nieuwe events.
• Je draagt in de periode na DDW zorg voor de financiële afhandeling van de evenementen. Denk aan zaalhuur, inhuur van techniek, horeca, etc..

Wat wij verwachten

• Je hebt minimaal drie jaar aantoonbare ervaring als event producer of event manager;
• Je woont bij voorkeur in (omgeving) Eindhoven;
• Je bent zowel inhoudelijk als operationeel sterk. Je krijgt energie van het bedenken van plannen maar bent ook hands on in de perfecte uitvoering en geeft die mentaliteit ook door aan je collega’s;
• Je hebt een prettige maar duidelijke manier van communiceren. Je bewaart altijd het overzicht, ook als de druk toeneemt;
• Je beweegt je natuurlijk in een dynamische omgeving waar je de continue balans moet zoeken in wensen en behoeften van de verschillende stakeholders
• Je bent een optimistische en kritische teamplayer die goed gedijt in een platte organisatie waar een informele sfeer heerst, maar de lat wel hoog ligt.
• Je hebt affiniteit met de creatieve industrie bij voorkeur specifiek in het domein design en innovatie.

Wat wij bieden

Een uitdagende en afwisselende werkplek binnen een fijn en flexibel team dat vol enthousiasme en optimisme werkt aan het realiseren van doelstellingen van DDF. De mogelijkheid om jezelf in korte tijd enorm te ontwikkelen met veel ruimte voor eigen inbreng en uitvoer van eigen voorstellen. Je werkt vanuit het goed bereikbare DDF kantoor op het inspirerende Strijp-S, één van de creatieve hotspots van Eindhoven. We bieden een marktconform salaris, passend bij opleiding en ervaring van de kandidaat.

Diversiteit

DDF onderschrijft de Code Cultural Governance, de Fair Practice Code en de Code Diversiteit & Inclusie. In dat kader streeft DDF naar diversiteit in personeel, programma, partners en publiek. Daarom nodigen wij nadrukkelijk mensen met verschillende achtergronden in afkomst en cultuur uit om te solliciteren.

Ben je geïnteresseerd?

We ontvangen jouw sollicitatie graag uiterlijk op 31 juli 2023 via info@dutchdesignfoundation.com. Meer informatie over de functie is te verkrijgen via julie@dutchdesignfoundation.com. Sollicitaties ingediend na de sluitingsdatum worden niet in behandeling genomen.